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2 Nov

¿Qué elementos debo tener en cuenta para la realización de un evento?

Como organizadores de eventos, entendemos que la planificación y ejecución de este puede ser un poco tenso, ya que muchas empresas no tienen el conocimiento tanto de los elementos que se requieren para su realización como de su promoción y divulgación.

La planeación de un evento comienza desde el surgimiento de la idea ya que, a partir de esta, los organizadores le otorgan un tono adecuando, logrando así, que varias compañías del sector se motiven a participar bien sea como expositor o como visitante.

Generalmente, comenzar su organización conlleva un gran reto si partimos de la idea que algunas personas o empresas nunca han producido un evento; sin embargo, como empresa especializada en la organización logística de eventos, sabemos que una adecuada planeación y ejecución puede generar tanto para los organizadores como para la compañía encargada de su producción y ejecución, una gran experiencia.

En la ejecución de un evento es necesario tener presente cuál es la intención principal de su realización, comunicando claramente al público objetivo las grandes posibilidades de ampliar su mercado al participar del evento que se espera realizar; y por eso en OLE EVENTOS COLOMBIA S.A.S, recomendamos tener en cuenta los siguientes elementos básicos para que el evento sea una experiencia inolvidable para su empresa y los asistentes y empleados:

  • Objetivo del evento

Este punto es fundamental a la hora de planear un evento, ya que con esta información se comienzan a concretar actividades que ayudan a encaminar su realización en experiencias positivas.

  • Presupuesto

Bien sea que se contrate a una empresa especializada en la organización de eventos o que se ejecute por cuenta propia, se debe tener presente cuánto dinero se está dispuesto a invertir para lograr que el evento tenga la aceptación y la participación dentro del mercado.

  • Ubicación

En vital un lugar central para el desarrollo del evento, que cuente con facilidades de llegada bien sea por medio de transporte particular o público; logrando así la inclusión de todos los asistentes al sitio. Adicionalmente, es indispensable que el recinto cuente con la capacidad para que las personas con movilidad reducida pueden visitar y disfrutar del evento sin restricción de movilidad.

  • Agenda del evento

Tener el control de todo el desarrollo del evento sólo puede ser posible si se organiza bajo un horario de actividades, logrando así tener bajo control los imprevistos que puedan resultar a último minuto.

  • Tiempo de planeación

El objetivo del evento influye mucho en el tiempo de planeación del mismo; es por esto que se debe tener en cuenta que el periodo mínimo para su estructuración y ejecución es de tres meses; garantizando de esta manera que sea un evento exitoso.

Tener en cuenta y aplicar estos requisitos a la hora de organizar un evento garantiza el éxito del mismo, logrando el cumplimiento de todos los objetivos propuestos desde su idea hasta su finalización.

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